مقالات
۷ کار برای بهره‌وری بیشتر
از سری مقالات " رشد فردی "
خلاصه :
آیا تا به حال برایتان پیش آمده است که از محل کار به خانه برگردید و احساس خستگی کنید، اما هیچ ایده و انگیزه‌ای برای انجام دادن کاری، نداشته باشید؟آیا تا به حال با لیست کارهای نیمه تمام مواجه شده‌اید که خیلی سخت سراغش بروید؟ آیا تا به حال هدفی تعیین کرده‌اید که برایتان مهم است ولی انگیزه‌ای برای دنبال کردن آن نداشته‌اید؟
تقریباً همه‌ی ما با این مسائل و چیزهایی شبیه به این موارد مواجه بوده‌ایم. حقیقت این است که همه آرزو می‌کنند که در این لحظات بهتر برنامه‌ریزی کنند و بهره‌وری بیشتری داشته باشند. همه ما کارها و وظایفی داریم که دلمان می‌خواهد آن‌ها را به بهترین شکل انجام بدهیم و بهره‌وری کلید رسیدن به آن‌ها است.
در این مقاله به هفت نکته اشاره شده است که عمل کردن به آن‌ها باعث بهره‌وری بیشتر و بهتر در کارها ی‌شود.
1. قبل از شروع کار، اولویت‌های خود را تعیین کنید
اولین قدم برای بهره‌وری بیشتر، تعیین اولویت‌های خود قبل از شروع کار است. با تهیه یک لیست ساده از کارهایی که می‌خواهید انجام دهید شروع کنید. سپس، آن وظایف را به سه دسته سازماندهی کنید:
- کارهایی که امروز باید انجام شود
- کارهایی که باید خیلی زود انجام شود
- کارهایی که ایده‌های خوبی هستند اما کمی باید صبر کرد
هنگامی که لیست کارهای خود را به این سه دسته تقسیم کردید، می‌توانید ببینید کدام کارها مهم‌ترین هستند، بنابراین می‌فهمید زمانی که خواستید کاری را شروع کنید، دقیقاً از کجا شروع کنید. همچنین می‌فهمید که وقتی اولین کار را به اتمام رساندید، کار بعدی چیست.
تعیین اولویت‌هایتان نه تنها باعث می‌شود در حین کار متمرکز شوید، بلکه اطمینان می‌دهد که روی چیزهای درست تمرکز کرده‌اید. این مسئله مهمی است، زیرا بهره‌وری واقعی فقط به انجام دادن کارها نیست، بلکه انجام دادن کارهای درست است.
تحقیقات نشان می‌دهد که با صرف 15 تا 20 دقیقه در ابتدای هر روز برای آماده سازی لیست کارهای اولویت بندی شده، 1 تا 2 ساعت بهره‌وری بیشتری خواهید داشت.
2. از کارهایی که مهم نیستند خلاص شوید
اگر کاری در لیست شما باشد که در یکی از این سه دسته قرار نگیرد چه؟ خب، به احتمال زیاد، باید از شر آن خلاص شوید. زیرا اگر چیزی در لیست کارهای شما حتی با توصیف "یک ایده خوب که باید کمی صبر کرد" همخوانی نداشته باشد، احتمالاً خیلی مهم نیست.
ما کارهای مهمی داریم که باید انجام بدهیم و از طرفی با محدودیت زمان مواجه هستیم، این بسیار مهم است که زمانمان را با کارهای بیهوده هدر ندهیم چون به ما کمکی نمی‌کند و از طرفی بهره‌وری ما را پایین می‌آورد. بنابراین، هنگامی که لیست کارهای خود را اولویت بندی کردید، از شر چیزهایی که مهم نیستند خلاص شوید. به این ترتیب، می توانید زمان بیشتری را برای کارهایی که انجام می دهید صرف کنید.
3. برای کار خود برنامه‌ریزی کنید
در این مرحله، فهرستی از کارهای مهمی که می‌خواهید انجام بدهید و همچنین کارهای نه چندان مهمی که می‌خواهید از دست آن‌ها خلاص شوید، تهیه کنید. اکنون زمان آن است که برنامه ریزی کنید که چه زمانی می‌خواهید چه کارهایی را انجام دهید.
با پرسیدن چند سؤال کلیدی از خود شروع کنید:
«امروز صبح می‌خواهم روی چه چیزی تمرکز کنم؟ چه کاری را می‌خواهم بعد از ناهار تمام کنم؟ همه این‌ها چقدر طول می کشد؟»
سپس بنشینید و برای روز خود برنامه‌ریزی کنید. برنامه‌ای که هر چقدر که می‌خواهید به آن جزئیات اضافه کنید.
ممکن است برنامه را دقیقاً همانطور که می‌نویسید دنبال نکنید، اما همین هم خوب است. صرف داشتن یک برنامه برای کمک به تمرکز ذهن و مدیریت زمان، شما را جلوتر می‌اندازد.
4. عوامل حواس پرتی را حذف کنید
احتمالاً این اتفاق برای شما افتاده است: سخت مشغول کار روی چیزی مهمی هستید، در لحظه‌ای که کاملاً متمرکز هستید. . . یک دفعه صدای دینگ می‌آید! شما یک پیام دریافت می‌کنید. می‌ایستید تا موبایتان را نگاه کنید و متوجه می‌شوید که فقط یک پیام در اینستاگرام دارید!! دوستتان یک ویدئو برای شما ارسال کرده است. آن را می‌بینید و بعد سراغ ویدئوی بعدی و بعدی و همینطور درگیر اینستاگرام می‌شوید و چشم باز می‌کنید و متوجه می‌شوید نزدیک به 30 دقیقه است که درگیر اینستاگرام شده‌اید!! و تمام آن تمرکزی که روی کار خود ایجاد کرده بودید، کاملاً از بین رفته است.
افتادن در تله‌های اینترنتی و سایر عوامل مهم حواس‌پرتی بسیار آسان است. اگر می‌خواهید مؤثر باشید، قبل از شروع کار بسیار مهم است که عواملی که حواس‌تان را پرت می‌کنند را حذف کنید. اگر از قبل عوامل حواس پرتی را حذف کنید، شانس بسیار بیشتری برای تمرکز و انجام کار به خود خواهید داد.
5. زودتر بخوابید و زودتر از خواب بیدار شوید
آیا تا به حال احساس کرده‌اید که زمان کافی در روز وجود ندارد؟ شما صبح از خواب بیدار می‌شوید، شروع به نوشتن لیست کارهای خود می‌کنید و قبل از اینکه متوجه شوید، وقت آن است که باید از منزل خارج شوید یا اینکه شام درست کنید یا اینکه باید دنبال بچه‌ها بروید و... احساس می‌کنید برای کارهای مهمی که برای تکمیل آن‌ها برنامه‌ریزی کرده‌اید، زمان کافی ندارید.
آیا راهی وجود دارد که حتی یک ساعت دیگر به روز خود اضافه کنید؟ برای اینکه زمان بیشتری به روز خود اضافه کنید، زودتر از خواب بیدار شوید. بله، واقعاً به همین سادگی است. تنظیم زنگ ساعت 6 صبح به جای 7 صبح، فوراً یک ساعت به روز شما اضافه می‌کند و این ساعت اضافی می‌تواند در طول روز به شما کمک کند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشید و برای رسیدن به اهداف خود تلاش کنید.
اما فقط زودتر از خواب بیدار نشوید بلکه زودتر بخوابید. خواب بسیار مهم است و فدا کردن آن برای اضافه کردن یک ساعت بیشتر در روز کمک چندانی به شما نخواهد کرد. مطمئناً یک ساعت اضافی برای کار خواهید داشت، اما همچنین بسیار خسته‌تر خواهید بود. کمتر خوابیدن باعث کاهش بازدهی شما می‌شود زیرا خواب مانند یک سیستم تنظیم مجدد مهم برای مغز ما است و ما به آن نیاز داریم!
بنابراین، اگر تصمیم دارید با کمی زودتر بلند شدن از رختخواب، یک ساعت به روز خود اضافه کنید، باید زودتر به رختخواب بروید. از نظر فنی یک ساعت از شب شما کم می‌شود، اما اکثر ما با وبگردی و تماشای کلیپ‌های اینستاگرام، زمان زیادی را در شب تلف می‌کنیم. به جای همه این‌ها، صدای زنگ ساعت خود را زیاد کنید، تلفن را کنار بگذارید و بخوابید.
6. در یک زمان روی یک چیز تمرکز کنید
بسیاری از ما دوست داریم در یک زمان روی چند چیز تمرکز کنیم و آن‌ها را انجام بدهیم. اما یک مشکلی وجود دارد.
در چند سال گذشته، تحقیقات زیادی نشان داده است که انجام دادن چند کار همزمان، قاتل اصلی بهره‌وری است. یک مطالعه در سال 2018 نشان داد که انجام دادن چند کار همزمان باعث کاهش معدل دانشجویان دانشگاهی و عملکرد آزمایشی آن‌ها می‌شود. مطالعه دیگری نشان داد که پزشکانی که در حین نوشتن نسخه، چند کار را همزمان انجام می‌دادند، خطاهای خنده‌داری مرتکب شدند.
اگر می‌خواهید بهره‌وری بیشتری داشته باشید، تلاش برای انجام بیش از یک کار در یک زمان راه حل نیست. انجام دادن چند کار همزمان کاری نیست که حرفه‌ای‌ها انجام می‌دهند، بلکه کاری است که افراد غیرحرفه‌ای که اشتباهات زیادی مرتکب می‌شوند، انجام می دهند.
در عوض هر بار روی یک چیز تمرکز کنید. در فرهنگ امروزی که توجه به هر چیزی بیش از پنج ثانیه چالش برانگیز است، این می‌تواند واقعاً سخت باشد. اما همین توانایی (تمرکز بر روی یک چیز) عاملی است که بین افرادی که آرزوی موفقیت می‌کنند و افرادی که واقعاً موفق هستند، فاصله می‌اندازد.
7. حاشیه بیشتری در برنامه خود ایجاد کنید
نکته آخر برای بهره‌وری بیشتر کمی عجیب به نظر می‌رسد؛ شما باید با اختصاص زمان به استراحت، حاشیه بیشتری در برنامه خود ایجاد کنید. شاید برایتان سؤال ایجاد شود که صرف زمان کمتر برای کار چگونه به بهره‌وری کمک می‌کند؟
نکته اینجاست، وقتی در برنامه‌تان به خودتان حاشیه نمی‌دهید، همیشه دچار استرس می‌شوید که نکند به کارهایتان نرسید. اما وقتی به خودتان زمان مناسبی برای استراحت می‌دهید، زمانی‌که سر کار هستید، حال بهتری دارید و می‌توانید بهترین تصمیمات را بگیرید.
اینگونه است که ایجاد حاشیه بیشتر در برنامه به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشید. هنگامی که به خود فرصت استراحت در کنار خانواده می‌دهید، آزادتر خواهید بود که بهترین کار را انجام بدهید. بنابراین سعی نکنید بیش از آنچه توانایی دارید کار انجام بدهید. با "نه" گفتن به چیزهایی که چندان مهم نیستند شروع کنید، کمی فضا ایجاد کنید و از نتایج آن لذت ببرید.
تعهد به حفظ حاشیه در برنامه بیشتر از اینکه فقط به شما کمک کند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشید، کمکتان می‌کند با اضطراب مقابله کنید و زندگی شادتری داشته باشید.
